HÀ THÀNH TỔ CHỨC BUỔI CHIA SẺ: XÂY DỰNG CHATBOT TRA CỨU NỘI BỘ VỚI NOTEBOOKLM

Trong khuôn khổ kế hoạch chuyển đổi số năm 2025, Công ty CP TMDV PCCC Hà Thành đã tổ chức buổi chia sẻ và hướng dẫn chuyên đề “Xây dựng Chatbot tra cứu nội bộ với NotebookLM”. Chương trình có sự tham dự của Ban Chuyển đổi số, lãnh đạo các phòng ban cùng đội ngũ quản lý chủ chốt. Đây được xem là bước khởi động quan trọng nhằm đưa ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào công tác quản trị và vận hành doanh nghiệp.
Giải quyết “nỗi đau” thông tin phân tán
Mở đầu buổi chia sẻ, Ban Chuyển đổi số đã chỉ ra thách thức mà hầu hết các tổ chức đều gặp phải: thông tin quan trọng bị phân tán ở nhiều nơi khác nhau từ email, file Word, Excel, đến các báo cáo PDF hay biên bản họp. Việc tìm kiếm và khai thác tri thức vì thế mất nhiều thời gian, gây gián đoạn công việc và đôi khi dẫn đến thất thoát khi nhân sự thay đổi.
Từ thực trạng đó, dự án Chatbot nội bộ được giới thiệu như một giải pháp để tập trung hóa tri thức doanh nghiệp. Mục tiêu là xây dựng một “bộ não số” nơi mọi quy trình, biểu mẫu, dữ liệu dự án, hay thông tin liên hệ đều có thể được truy vấn nhanh chóng, chính xác.

NotebookLM – Trợ lý số chuyên biệt cho từng phòng ban
Công cụ được Hà Thành lựa chọn đồng hành trong dự án này là NotebookLM nền tảng AI tiên tiến của Google. Khác với những công cụ AI phổ biến vốn được huấn luyện trên toàn bộ Internet, NotebookLM chỉ “hiểu” và trả lời dựa trên tài liệu do chính doanh nghiệp cung cấp.
Cơ chế “neo giữ” dữ liệu này mang lại hai ưu điểm nổi bật:
– Độ chính xác: Chatbot chỉ phản hồi dựa trên quy trình, chính sách và dữ liệu chính thống.
– Bảo mật tuyệt đối: Google cam kết dữ liệu không được sử dụng để huấn luyện mô hình công cộng, đảm bảo an toàn thông tin nội bộ.
Theo kế hoạch, mỗi phòng ban của Hà Thành sẽ trực tiếp kiến tạo một chatbot chuyên biệt, phản ánh đúng chức năng và nghiệp vụ. Đây chính là “trợ lý AI” phục vụ riêng cho nhu cầu của từng bộ phận, đồng thời đóng góp vào kho tri thức tập trung chung của toàn công ty.

Trải nghiệm trực tiếp – từ lý thuyết đến thực hành
Điểm nhấn của buổi chia sẻ chính là phần demo trực tiếp. Ban Chuyển đổi số đã hướng dẫn các bước cơ bản để tạo một chatbot bằng NotebookLM:
– Tạo notebook mới và đặt tên theo phòng ban.
– Nạp tài liệu nguồn từ máy tính hoặc Google Drive.
– Đặt câu hỏi và nhận phản hồi kèm trích dẫn nguồn.
Không chỉ dừng ở đó, các tính năng nâng cao cũng được trình diễn, như:
– So sánh tài liệu: chỉ ra sự khác biệt giữa các phiên bản quy trình.
– Tạo bản tin âm thanh: tự động chuyển đổi văn bản thành podcast tóm tắt để quản lý có thể nghe nhanh.
– Neo Link: kỹ thuật giúp chatbot trả về các đường dẫn gọn gàng đến biểu mẫu nội bộ.
Những trải nghiệm này đã tạo sự hứng khởi, giúp các trưởng phòng hình dung rõ cách AI có thể trở thành chuyên gia hỗ trợ trong công việc hằng ngày.

Buổi chia sẻ kết thúc trong không khí sôi nổi, khẳng định quyết tâm của Hà Thành trong hành trình chuyển đổi số. Đại diện Ban Chuyển đổi số nhấn mạnh:
“Chatbot tra cứu nội bộ với NotebookLM không chỉ là một sáng kiến công nghệ. Đây là bước đi chiến lược giúp nâng cao hiệu quả làm việc, hình thành văn hóa dữ liệu và kiến tạo ‘bộ não số’ cho Hà Thành. Mỗi phòng ban chính là người đồng kiến tạo nên giá trị này.”
Với sự đồng lòng của tập thể, dự án được kỳ vọng sẽ trở thành nền tảng quan trọng, giúp Hà Thành xây dựng môi trường làm việc thông minh – chuyên nghiệp – hiệu quả hơn trong thời gian tới.